Améliorez votre Gouvernance et votre Pilotage

Flex est une solution simple, complète et intégrée qui vous permet, en accord avec votre stratégie, de mettre sous contrôle les activités clés de la Direction des Systèmes d’Informations et ainsi d’améliorer votre pilotage et mieux répondre à certaines exigences de gouvernance.

Pour cela, Flex vous propose des outils et les mécanismes pour :

  • communiquer et rendre visibles, à tous, vos données référentielles à jour (budget, portefeuille de projets, ressources …),
  • réaliser le suivi d’activité par rapport aux données référentielles,
  • simuler les impacts des changements (nouveaux projets, dépassement) avant de prendre les décisions,
  • partager ces informations avec vos partenaires dans l’entreprise.

Flex offre à vos managers et à leurs équipes les moyens d’être efficaces, organisés et de travailler en étroite collaboration avec le contrôle de gestion, les RH et les achats.

Maîtrisez le référentiel de données de la DSI, simplement

Est-ce que vos managers utilisent encore un fichier Excel avec leur propre version de la liste de projets , ou de ressources ?

Avec Flex les données communes et importantes pour le DSI sont stockées dans une base de données, accessible à vos équipes.
Il n’y a qu’une seule liste de projets, un seul budget de référence, une seule liste de ressources, … avec un accès contrôlé. Le DSI a accès à la totalité des informations, les managers n’ont accès qu’aux données qui les concernent et les chefs de projets qu’aux données de leur projet.

Les données sont mises à jour en temps réel par ceux qui en ont les droits. Tout le monde travaille en permanence avec des données à jour.

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Donnez un Outil Commun et Simplifiez la Vie de vos Équipes

Flex facilite vos tâches les plus importantes:

Le Budget et les Baselines : le budget est votre engagement vis-à-vis de votre Direction Générale. Les baselines représentent l’engagement des équipes vis-à-vis du DSI.
Effectuez simplement le suivi et l’avancement des projets par rapport aux engagements.

  • Le cycle de validation de projets : contrôlez le flux d’entrée des projets et leur lancement en mettant en place un cycle de validation des projets.
    Flex capture automatiquement la baseline correspondant à chaque passage de phase.
  • Les Simulations : vous avez déjà un grand nombre de projets en cours et on vous demande encore un autre projet urgent ? Avant de confirmer le projet, faites des simulations pour vérifier que vous avez les ressources nécessaires et mesurez les conséquences du lancement du projet.
  • Le Staffing des ressources : constituez votre équipe projet avant le démarrage en identifiant les ressources disponibles pour constituer la meilleure équipe possible pour la réussite du projet.
  • Le Suivi de l’exécution du budget : assurez un suivi simple, basé sur les données de référence, la saisie des temps et le prévisionnel projet. Cela évite la re-saisie d’informations et vous permet d’avoir confiance dans les données fournies pour le suivi.
  • L’Occupation des ressources : surveillez l’occupation prévisionnelle de vos ressources pour garantir leur bonne utilisation en évitant les surcharges de ressources aussi bien que les sous-charges.
  • Les Compétences : gérer les compétences de l’organisation est une des responsabilités du DSI. Avec la matrice des compétences dans Flex, il est possible de piloter les compétences de l’organisation, de se benchmarker et combler les manques.
  • Besoin de rapports spécifiques : avec FlexBI qui est l’intégration de PowerBI dans Flex, vous avez la possibilité de développer vos propres rapports et vos propres analyses.
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Travaillez avec vos Partenaires

Dans la gestion quotidienne, le DSI et ses managers interagissent avec leurs partenaires : Sourcing pour les consultants, RH pour les employés, Contrôle de Gestion pour tous les aspects budgets et coûts.

La solution Flex est préconfigurée avec des droits pour les partenaires du DSI, pour qu’ils puissent avoir accès aux données de référence de la DSI.

Cela évite les multiples fichiers Excel et facilite la communication et la collaboration.


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Solution Simple & Utile pour Tous

Pour avoir une vision complète pour le pilotage de la DSI, tous les membres de la DSI doivent contribuer.

Les employés et les prestataires de la DSI mais aussi les ressources du métier (si applicable), doivent saisir leurs temps, cette information est indispensable pour mesurer le consommé du projet.

Flex simplifie la saisie des temps, permet l’import des congés pour les visualiser graphiquement et permet aux utilisateurs de voir les congés de leurs collègues.

Nous encourageons les utilisateurs à utiliser la solution Flex en leur fournissant des informations utiles dans leur quotidien.

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Questions Fréquentes

Mon organisation est complexe, est-ce que Flex peut prendre en compte ses spécificités ?

Flex a été conçue pour répondre aux besoins d’une société internationale présente sur 4 continents. Flex est en mesure de s’adapter à tous vos besoins et va vous proposer des bonnes pratiques.

Flex n’est-il pas trop compliqué pour mon organisation ?

Flex est une solution qui est robuste et simple d’utilisation. Elle peut être déployée à la demande, ainsi les fonctionnalités de Flex peuvent se déployer les unes après les autres en fonction de vos priorités et de l’état de préparation de vos équipes.
Vous pouvez décider de ne pas encore déployer certaines fonctionnalités sans impacter celles que vous utilisez.

Flex me permet-il de gérer les vraies compétences ?

Flex vous permet, grâce à la matrice des compétences, de définir quelles sont les compétences essentielles dans votre organisation et de voir où sont les manques.
Comme Flex est une solution intégrée vous pouvez même détecter les manques lorsque vos ressources prennent des congés.

Le déploiement de Flex va nécessiter un grand projet et être difficile ?

Flex est conçue pour permettre un déploiement par étapes.
Définissez vous-même dans quel ordre déployer Flex et à quelle vitesse, en fonction de la préparation de votre organisation.

Flex va-t-il m’empêcher de gérer mes cas particuliers ?

La philosophie de conception de Flex est de ne jamais empêcher la saisie d’une données par un utilisateur. Flex est une solution robuste qui laisse l’utilisateur pousser les limites. Par exemple l’utilisateur pourra décider de sur-staffer une ressource, mais dans le même temps Flex va signaler ce sur-staffing à l’utilisateur. Flex s’adapte aux utilisateurs et les contraint le moins possible.

La saisie des temps par les utilisateurs est-elle facile ?

Nous avons facilité la saisie des temps au maximum car c’est une information essentielle qui est indispensable au suivi des projets. Flex n’est pas un trou noir et il donne de l’information utile à chaque utilisateur pour l’encourager à saisir ses temps.

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