Témoignages

L’outil FlexServices permet une vision globale sur un projet et sa capacité à faire

Anh-Dao Mé-Mougamadou
DSI Pickup

Simple, utile, efficace

Pouvez-vous présenter très rapidement Pickup ?
« Pickup est le réseau de relais de proximité le plus étendu dans le monde : 26 pays, plus de 40.000 points relais colis en Europe avec 95% de la population à moins de 15mn d’un relais. »

Que recherchiez-vous en adoptant Flex ?
« Au niveau de la DSI, nous suivons un portefeuille de près de 100 projets et nous avons 60% de ressources externes. Nous souhaitions un outil simple pour saisir les temps (dont les congés !), allouer les ressources sur les projets et avoir une visibilité sur les projets et leurs coûts.
Précédemment nous utilisions Excel pour le suivi des imputations et Flex nous a apporté un confort dans la saisie et une vision globale très utile pour la DSI et le contrôle de gestion. »

Depuis combien de temps l’utilisez-vous ? Qui l’utilise chez vous ?
« Nous l’utilisons depuis septembre 2016, donc déjà plus de 2 ans, et nous sommes 125 à l’utiliser à la DSI et à la DPM (Direction des Projets Métier), internes et externes, principalement à partir du site de St Ouen et récemment à partir du site de l’un de nos partenaires à Nantes. Et cela sans compter le contrôle de gestion qui exploite les données et le reporting. Personnellement, en tant que DSI, je l’utilise chaque semaine pour avoir une vision de l’activité de l’ensemble de mes équipes » 

Comment avez-vous été formé et accompagné dans l’implémentation de l’outil ?
« Par l’éditeur, et cela s’est très bien passé avec un paramétrage de l’outil qui a collé à notre organisation et à nos process. Nous prévoyons d’ailleurs, avec l’éditeur, l’activation des dernières évolutions. Elles nous permettront de réembarquer les chefs de projets sur la prévision de l’allocation des ressources aux projets et d’effectuer à tous une piqure de rappel sur l’utilisation de flex, car l’utilisation reste hétérogène et naturellement perfectible.»

Quelles sont les 3 qualités essentielles de Flex ?
« Simple pour la saisie du temps passé
Utile pour avoir une vision globale sur un projet donné et la capacité à faire
Efficace pour suivre la production de l’équipe
Et je rajouterai que j’ai apprécié la réactivité et la disponibilité de l’éditeur sur mes demandes d’évolutions »

Le recommanderiez-vous ? Et à quel type d’entreprise selon vous est-il le plus utile ?
« Oui parce que Flex est simple d’utilisation surtout pour la saisie des temps et le reporting. Je suis convaincue de la valeur ajoutée de la solution.
Je le recommanderai par exemple pour des entreprises de notre taille, soit pour une DSI avec une centaine de projets par an et une centaine de personnes »

Quels conseils pourriez-vous donner à un futur client de Flex ?
« Il faut mettre en place les règles du jeu avec les ressources internes et externes et faire les saisies au moins de manière hebdomadaire. Ceci pour créer le réflexe et ainsi garantir à la fois la fiabilité des données et avoir une vision la plus à jour possible »

Le logiciel FlexServices permet de structurer et fiabiliser un portefeuille de projets et d’optimiser le pool de ressources

Gaétan Truchot
Responsable Financier Pickup

Accessible, facile, stable

Qu’avez-vous gagné à utiliser Flex ?
« Du temps et de la fiabilité.  Avant d’adopter Flex, c’était un process lourd et pas optimisé avec des envois de fichiers Excel à remplir par les équipes de la DSI puis à reconsolider.
Flex nous permet d’avoir à disposition le tracing de la documentation, très utile vis-à-vis des Commissaires Aux Comptes et pour le Crédit Impôt Recherche. Nous avons accès à tout l’historique des données faciles à rapatrier.
J’apprécie également les reportings avec leurs données brutes prémâchées qui permettent facilement de faire mes propres présentations au board.
Flex s’appuie sur un référentiel de projets et sur un référentiel de ressources partagés avec tous les utilisateurs. Cela nous a permis de structurer et fiabiliser notre portefeuille de projets et notre pool de ressources (avec 40% d’externes).

Et dans les relations avec les directions SI et métiers ?
« On parle désormais le même langage avec un référentiel commun. Flex apporte plus d’efficacité et facilite les relations avec la DSI et Direction des Projets Métiers. »

 Si vous deviez fixer le montant gagné grâce à Flex, à quel niveau le chiffreriez-vous ?
« C’est une question à laquelle il n’est pas aisé de répondre !
Si je dois me lancer, je dirai qu’une interface commune alignée pour tous dans l’entreprise devrait nous apporter au feeling jusqu’à 10% d’économie (moins de réunionites, de ressources en doublons, plus de visibilité sur les activités dans l’entreprise…). Avant nous avions mis en place le processus mais nous n’avions pas l’outil adéquat. Avec Flex, j’estime que nous avons gagné environ 5% sur le budget SI au niveau des Ressources qui est l’un des plus gros postes de coûts chez Pickup »

 En conclusion, quels sont les 3 mots qui qualifient selon vous le logiciel Flex ?
« Accessibilité. Grâce à un accès web avec profil individuel et la possibilité de travailler en parallèle sur le jeu de données.
Stabilité. Apport de rigueur avec mise en place d’un référentiel des ressources et d’un référentiel (portefeuille) de projets.
Facilité. Intuitif et facile à utiliser »